Нет такой области знаний, где не бушевал бы океан информации, уверенно плыть по которому становится все' труднее. Каждый научный работник вынужден выполнять для себя функции навигатора, пользуясь при этом индивидуальной картотекой реферированной литературы.
Перед специалистом, ведущим картотеку, неизбежно возникает вопрос: как сочетать авторский и предметный принципы. Если карточки стоят по алфавиту фамилий авторов, трудно отбирать источники, отражающие определенный вопрос. Если, наоборот, группировать карточки по предметному признаку, нелегко найти работу нужного автора, относящуюся к нескольким вопросам. Кроме того, бывает вообще неясно, куда отнести подобную многоаспектную работу. Чтобы она не потонула в собственной картотеке, приходится подчас дублировать карточки. Вторая проблема, которую выдвигает практика, такова: как превратить реферативное дело из индивидуального в коллективное, дабы сделать плоды трудов каждого специалиста достоянием всей творческой группы.
Введение картотеки, в которой информация заносится на перфокарты, решает оба вопроса, позволяя совместить авторский и предметный принцип (притом с возможностью поиска одновременно по нескольким признакам) и превратить картотеку из индивидуальной в коллективную в масштабах творческой группы или учреждения. Широкое внедрение перфокарточек тормозится отсутствием унифицированных подходов. Обращаясь к соответствующим пособиям, специалист видит, что надо фактически изучать новую для него область — информатику и только после этого выбрать для себя нужную форму работы. Между тем унификация подхода к делу возможна уже сейчас. В самом деле, каждая информационно-поисковая система (ИПС) включает общий (формальный) и специальный (тематический) разделы. Общий раздел (тип перфокарт и ключей-кодов, кодировка библиографических данных и пр.), обычно и вызывающий затруднения, может быть решен единообразно для перфокартотек по любым специальностям. Созданная в Свердловском институте гиены труда и профзаболеваний ИПС «ЭФИР» (название отражает основные аспекты — эргономика, физиология и родственные области) как раз и была задумана так, чтобы, удовлетворяя требованиям собственной тематики, в своей общей части быть универсальной и пригодной для унифицированных перфокартотек.
В картотеке используются перфокарты типа К5. Укажем некоторые особенности ИПС" «ЭФИР», обеспечивающие ее удобство и универсальность: 1) в картотеке применяется одна и та же основная кодовая карта как при шифровке, так и при поиске; 2) установлена единая нумерация рабочих перфораций карты от 1 до 200, причем перфорации внешнего ряда получают нечетные, а соответствующие им перфорации внутреннего ряда — четные номера; 3) специально учтены интересы отдельных референтов, которым переход к коллективной картотеке не должен нанести ущерба; поэтому на картах предусматривается резерв для индивидуальной кодировки референта по интересующим его частным вопросам, не учтенным коллективной кодировкой, а также обязательное нанесение шифра референта, обработавшего данный источник; последнее важно и для референта, получающего возможность легко находить в картотеке свои карты, и для коллектива, могущего оценивать вклад отдельных сотрудников в реферативную работу; 4) минимизировано число ключей; параллельные признаки (могущие сосуществовать в одном источнике) кодируются прямым ключом (каждому признаку соответствует вырез одного отверстия), взаимоисключающие (например, год издания работы) — комбинационным ключом (сочетание отверстий). Выбор типа комбинационного ключа всегда связан с поисками компромисса между противоречивыми требованиями повысить емкость кода и снизить трудоемкость работы с ним. Сложные ключи весьма емки, но неудобны в работе. Поэтому были приняты два ограничения: применение только одного, вида комбинационного ключа и простота его — с комбинацией не более двух вырезов.
Оптимальным признан треугольный (ромбический) двухрядный ключ с комбинацией вырезов «глубокий-мелкий»; 5) принята унифицированная структура размещения информации по четырем перфорированным краям карты: вверху — библиографические данные, справа — принадлежность карты к определенному массиву (в смысловом и служебном аспектах, то есть принадлежность к определенной области знаний и к определенной лаборатории и референту), внизу — конкретное содержание работы в соответствий с общей для коллектива кодировкой, слева — частные признаки по индивидуальной кодировке референта. При разработке специального раздела ИПС необходимо составить соответствующие перечни шифруемых справа областей знания, лабораторий и референтов, а также перечни шифруемых внизу конкретных признаков дпя каждой из областей знания.
Перед специалистом, ведущим картотеку, неизбежно возникает вопрос: как сочетать авторский и предметный принципы. Если карточки стоят по алфавиту фамилий авторов, трудно отбирать источники, отражающие определенный вопрос. Если, наоборот, группировать карточки по предметному признаку, нелегко найти работу нужного автора, относящуюся к нескольким вопросам. Кроме того, бывает вообще неясно, куда отнести подобную многоаспектную работу. Чтобы она не потонула в собственной картотеке, приходится подчас дублировать карточки. Вторая проблема, которую выдвигает практика, такова: как превратить реферативное дело из индивидуального в коллективное, дабы сделать плоды трудов каждого специалиста достоянием всей творческой группы.
Введение картотеки, в которой информация заносится на перфокарты, решает оба вопроса, позволяя совместить авторский и предметный принцип (притом с возможностью поиска одновременно по нескольким признакам) и превратить картотеку из индивидуальной в коллективную в масштабах творческой группы или учреждения. Широкое внедрение перфокарточек тормозится отсутствием унифицированных подходов. Обращаясь к соответствующим пособиям, специалист видит, что надо фактически изучать новую для него область — информатику и только после этого выбрать для себя нужную форму работы. Между тем унификация подхода к делу возможна уже сейчас. В самом деле, каждая информационно-поисковая система (ИПС) включает общий (формальный) и специальный (тематический) разделы. Общий раздел (тип перфокарт и ключей-кодов, кодировка библиографических данных и пр.), обычно и вызывающий затруднения, может быть решен единообразно для перфокартотек по любым специальностям. Созданная в Свердловском институте гиены труда и профзаболеваний ИПС «ЭФИР» (название отражает основные аспекты — эргономика, физиология и родственные области) как раз и была задумана так, чтобы, удовлетворяя требованиям собственной тематики, в своей общей части быть универсальной и пригодной для унифицированных перфокартотек.
В картотеке используются перфокарты типа К5. Укажем некоторые особенности ИПС" «ЭФИР», обеспечивающие ее удобство и универсальность: 1) в картотеке применяется одна и та же основная кодовая карта как при шифровке, так и при поиске; 2) установлена единая нумерация рабочих перфораций карты от 1 до 200, причем перфорации внешнего ряда получают нечетные, а соответствующие им перфорации внутреннего ряда — четные номера; 3) специально учтены интересы отдельных референтов, которым переход к коллективной картотеке не должен нанести ущерба; поэтому на картах предусматривается резерв для индивидуальной кодировки референта по интересующим его частным вопросам, не учтенным коллективной кодировкой, а также обязательное нанесение шифра референта, обработавшего данный источник; последнее важно и для референта, получающего возможность легко находить в картотеке свои карты, и для коллектива, могущего оценивать вклад отдельных сотрудников в реферативную работу; 4) минимизировано число ключей; параллельные признаки (могущие сосуществовать в одном источнике) кодируются прямым ключом (каждому признаку соответствует вырез одного отверстия), взаимоисключающие (например, год издания работы) — комбинационным ключом (сочетание отверстий). Выбор типа комбинационного ключа всегда связан с поисками компромисса между противоречивыми требованиями повысить емкость кода и снизить трудоемкость работы с ним. Сложные ключи весьма емки, но неудобны в работе. Поэтому были приняты два ограничения: применение только одного, вида комбинационного ключа и простота его — с комбинацией не более двух вырезов.
Оптимальным признан треугольный (ромбический) двухрядный ключ с комбинацией вырезов «глубокий-мелкий»; 5) принята унифицированная структура размещения информации по четырем перфорированным краям карты: вверху — библиографические данные, справа — принадлежность карты к определенному массиву (в смысловом и служебном аспектах, то есть принадлежность к определенной области знаний и к определенной лаборатории и референту), внизу — конкретное содержание работы в соответствий с общей для коллектива кодировкой, слева — частные признаки по индивидуальной кодировке референта. При разработке специального раздела ИПС необходимо составить соответствующие перечни шифруемых справа областей знания, лабораторий и референтов, а также перечни шифруемых внизу конкретных признаков дпя каждой из областей знания.